Σύστημα ψηφιακής συλλογής, ταξινόμησης, αρχειοθέτησης, διαχείρισης εγγράφων και επιχειρηματικών διαδικασιών.

Αιτήσεις διαφόρων τύπων αδειών (κανονικές, αναρρωτικές, ωριαίες κλπ). Επικοινωνία με HR εφαρμογές για υπολογισμό υπολοίπου. Έγκριση από προϊσταμένους τμημάτων και HR. Δυνατότητα ακύρωσης μιας άδειας πριν ξεκινήσει αλλά και ενώ βρίσκεται σε εξέλιξη.

Καταχώρηση αιτημάτων δαπανών και προμηθειών από εργαζόμενους. Ιεραρχική έγκριση από προϊσταμένους, οικονομική υπηρεσία, λογιστήριο κλπ. Υπολογισμός budget ανά τμήμα και κέντρο κόστους. Καταγραφή προσφορών από προμηθευτές και έγκριση αυτών από το τμήμα προμηθειών. Δυνατότητα καταγραφής των παραλαβών των ειδών που παραλαμβάνονται από το αντίστοιχο τμήμα και ενημέρωση του λογιστηρίου για την έκδοση των απαραίτητων παραστατικών.

Καταχώρηση εξόδων εργαζομένων. Έγκριση ανά τμήμα και ανά ομάδα ή κέντρο κόστους εξόδων καθώς και σύνδεση με budget. Επισύναψη σκαναρισμένων παραστατικών ανά ομάδα, όπως διαμονή, καύσιμα, εισιτήρια κλπ. Ενημέρωση λογιστηρίου και αυτόματη δημιουργία κινήσεων λογιστικής.

Δηλώσεις συμμετοχής σε σεμινάρια και εκπαιδεύσεις. Καταχώρηση προσώπων από τους ίδιους ή προϊσταμένους τμημάτων. Παρακολούθηση διδακτικού υλικού προς τους συμμετέχοντες. Ενημέρωση και έγκριση από το οικονομικό τμήμα και από το λογιστήριο για την αποπληρωμή. Καταγραφή των εξόδων κατά την διάρκεια της εκπαίδευσης και αποστολή αυτών για έγκριση στο οικονομικό και στο λογιστήριο.

Παρακολούθηση πόρων όπως αυτοκίνητα, αίθουσες, εξοπλισμός κλπ. Καταχώρηση αιτημάτων δέσμευσης πόρων για συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Αυτόματη δημιουργία προτάσεων για συνεκμετάλλευση πόρους από περισσότερα άτομα. Καταχώρηση στοιχείων χρήσης (πχ διανυθέντα χιλιόμετρα, καύσιμα, προβλήματα που παρουσιάστηκαν) για κάθε πόρο. Δυνατότητα επισύναψης εγγράφων σχετικά με την δέσμευση στο τέλος αυτής.

Καταχώρηση αιτημάτων αγοράς ειδών διάφορα τμήματα και πρόσωπα. Συγκέντρωση και έλεγχος διαθεσιμότητας ανά τμήμα και υποκατάστημα. Εγκρίσεις από υπεύθυνους αγορών με βάση τους προμηθευτές και το budget. Αυτόματη δημιουργία και αποστολή των παραγγελιών στους προμηθευτές και ενημέρωση του ERP με τα αντίστοιχα παραστατικά. Δυνατότητα παρακολούθησης των παραλαβών ανά αποθηκευτικό και έλεγχος από τους υπεύθυνους της αποθήκης για την ποιότητα και την ποσότητα των παραλαμβανόμενων υλικών.

Αιτήματα υποστήριξης και έκφραση παραπόνων από πελάτες και συνεργάτες. Η καταχώρηση γίνεται από τους ίδιους ή το τμήμα υποστήριξης πελατών της εταιρίας. Αυτόματη ανάθεση σε εργαζόμενους με βάση τον τύπο του αιτήματος, το προϊόν στο οποίο αναφέρεται ή τον πελάτη. Ενημέρωση του τμήματος πωλήσεων για την διαχείριση της επικοινωνίας. Επικοινωνία του εργαζομένου με τον πελάτη για διευκρινήσεις και πληροφορίες. Μετά την αντιμετώπιση του θέματος, το αίτημα μπορεί να κλείσει από τον πελάτη ή τον εργαζόμενο. Δυνατότητα συμπλήρωσης ερωτηματολογίου για το αν ο πελάτης είναι ικανοποιημένος από την διαχείριση του αιτήματός του.

Παραλαβή ειδών από το τμήμα υποστήριξης πελατών. Έλεγχος των προβλημάτων που παρουσιάζει και εκτίμηση κόστους επισκευής. Ενημέρωση του πελάτη για αποδοχή του κόστους και διαχείριση των παραγγελιών ανταλλακτικών. Έλεγχος ορθής λειτουργίας της συσκευής και παραλαβή από τον πελάτη. Δυνατότητα παρακολούθησης της προόδου αν χρειαστεί να αποσταλεί σε άλλο σημείο για την επισκευή.

Σχεδιασμός και δημοσίευση ερωτηματολογίου προς εργαζόμενους, συνεργάτες (πελάτες, προμηθευτές) ή προς οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο. Αποστολή προσκλήσεων για συμπλήρωση του ερωτηματολογίου προς συνεργάτες. Εμφάνιση στοιχείων επισκεψιμότητας της έρευνας. Συγκέντρωση των συλλεγόμενων δεδομένων και αποστολή συγκεντρωτικών στοιχείων στους υπεύθυνους.

Διαχείριση αιτημάτων χορηγιών από συνεργαζόμενους φορείς. Έγκριση, συνολικά ή μερικώς, τους αιτήματος από το τμήμα πωλήσεων και το οικονομικό. Ενημέρωση λογιστηρίου για την έκδοση των απαραίτητων παραστατικών και της αποθήκης για την διαχείριση της διακίνησης.

Καταχώρηση προσκλήσεων συνεργατών για συμμετοχή σε συνέδριο ή εκδήλωση που οργανώνει η εταιρία ή τρίτος οργανισμός. Έγκριση κάθε αιτήματος ξεχωριστά από τα τμήματα που σχετίζονται με την διοργάνωση. Συμπλήρωση προβλεπόμενων εξόδων ανά συμμετέχοντα και έγκριση με βάση το budget της εκδήλωσης. Δυνατότητα προσθήκης δαπανών όπως ενημερωτικό υλικό αλλά των εκτάκτων αναγκών που μπορεί να προκύψουν. Καταχώρηση και επισύναψη παραστατικών εξόδων όπως τιμολόγια ξενοδοχείων, καυσίμων, εστίασης κλπ. Δυνατότητα σχεδιασμού και προσθήκης ερωτηματολογίου ικανοποίησης συμμετεχόντων.

Δημιουργία συμβάσεων πελατών. Διαφορετικά στοιχεία ανά τύπο σύμβασης και παρακολούθηση συγκεντρωτικών στοιχείων για ομάδες πελατών. Εγκρίσεις των συμβάσεων από το τμήμα πωλήσεων και το οικονομικό. Επισύναψη σχετικών εγγράφων που αφορούν τον πελάτη ανά σύμβαση όπως μεταβολές, νομικά έγγραφα κλπ. Αυτόματη ενημέρωση των υπεύθυνων σε τακτά χρονικά διαστήματα όταν μια σύμβαση πλησιάζει στην λήξη της ή σε καθορισμένες ενδιάμεσες ημερομηνίες.

Τα έγγραφα μπορεί να ομαδοποιούνται με βάση κατηγορίες, τμήματα, φακέλους, βιβλιοθήκες και άλλες παραμέτρους. Υποστηρίζονται διάφοροι τύποι κειμένων, όπως PDF, Word, Excel κλπ. Οι επιτρεπόμενοι τύποι καθορίζονται από τους υπεύθυνους του οργανισμού. Παρακολουθούνται διαφορετικές εκδόσεις, έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα να ανατρέξουμε σε παλιότερες μορφές του συγκεκριμένου εγγράφου. Για κάθε έγγραφο μπορεί να επισυναφθούν και σχετιζόμενα έγγραφα που το συνοδεύουν, αλλά και να συνδεθεί με άλλα τα οποία παρακολουθούνται ξεχωριστά. Κάθε έγγραφο μπορεί να συνδέεται και με άλλες οντότητες όπως πελάτες, προμηθευτές, προϊόντα, έργα κλπ. Δυνατότητα καθορισμού επιπέδων πρόσβασης ανά χρήστη, ομάδες χρηστών, τμήματα, θέση στο οργανόγραμμα κλπ. Ενημέρωση προσώπων της εταιρίας και εξωτερικών συνεργατών σε κάθε μεταβολή του εγγράφου.Δημιουργία και παρακολούθηση πολλών διαφορετικών πρωτοκόλλων εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων με οριζόμενα δικαιώματα πρόσβασης και ενημέρωσης.

–